Besprechungsräume Straelen

Was steht im Besprechungsraum 1.1Besprechungsraum 1.2?

Du musst nichts davon einschalten. Das System läuft immer. Du brauchst im Alltag nur zwei Dinge: das Tap (Touch-Bedienfeld auf dem Tisch) und den lila Swytch-Stecker.nur das Tap (Touch-Bedienfeld auf dem Tisch) und dein eigenes Notebook. Der lila Stecker ist hier nur für Meetings ohne Teams.

Besprechungsraum Straelen 1.1Besprechungsraum Straelen 1.2

System: Microsoft Teams Rooms (Android)
Bar: Logitech Rally Bar, alles in einem Gehäuse unter dem Display
Bedienung: Logitech Tap auf dem Tisch
Laptop-Anschluss: Logitech Swytch, lila Y-Stecker mit USB-C und USB-A

System: Microsoft Teams Rooms (Windows) auf einem kleinen PC (Asus NUC)
Kamera & Ton: Logitech Rally Plus: Kamera über dem Display, zwei Lautsprecher, Tischmikrofone
Bedienung: Logitech Tap auf dem Tisch
Laptop-Anschluss: Logitech Swytch, lila Y-Stecker mit USB-C und USB-A

Drei Regeln: nichts umstecken außer dem lila Stecker, nichts ausschalten, am Ende die Besprechung am Tap verlassen.

Lila Kabel in Raum 1.1 nicht benutzen, außer für Meetings ohne Microsoft Teams (Webex, Zoom, Google Meet). Für Teams-Besprechungen bleibt das Kabel liegen: Du trittst am Tap bei und zusätzlich mit deinem Notebook, ganz ohne Kabel.

Der Fernseher bleibt an. Nur wenn kein Bild kommt, den Fernseher mit der Fernbedienung einschalten. Sonst nichts anfassen, nichts umstecken, am Ende die Besprechung am Tap verlassen.

Raum in Outlook buchen

Der Raum ist ein Postfach wie eine Person. Lädst du ihn zur Teams-Besprechung ein, erscheint der Termin automatisch auf dem Tap im Raum und ein Fingertipp genügt zum Beitreten.

Gilt für beide Räume

Schritt 1 von 4

Neue Besprechung anlegen

Öffne in Outlook den Kalender und klicke auf Neue Besprechung. Wichtig: nicht „Neuer Termin“, sondern „Neue Besprechung“, sonst kannst du keinen Raum einladen. Im neuen Outlook und im Browser heißt der Knopf Neues Ereignis, dort gibt es direkt neben dem Titel den Schalter Teams-Besprechung.

Schritt 2 von 4

Raum als Teilnehmer einladen

Klicke auf Ort (oder Raumsuche / Raum hinzufügen) und tippe „Straelen“. Wähle Besprechungsraum Straelen 1.1Besprechungsraum Straelen 1.2. Outlook zeigt direkt, ob der Raum zu deiner Zeit frei ist.

Der Raum taucht danach auch in der Teilnehmerliste auf. Genau so soll es sein, er bekommt die Einladung wie ein Kollege.

Schritt 3 von 4

Teams-Besprechung einschalten, Zeit prüfen, senden

Stelle sicher, dass der Schalter Teams-Besprechung an ist. Dann steht unten im Text der Teams-Link. Zeit prüfen, Betreff eintragen, Senden. Nur „Als Entwurf speichern“ erzeugt noch keinen Teams-Link.

Ohne Teams-Link kann der Raum nichts beitreten. Er zeigt den Termin dann zwar an, aber ohne „Beitreten“-Knopf.

Schritt 4 von 4

Auf die Zusage warten

Der Raum antwortet innerhalb von ein bis zwei Minuten per Mail mit Angenommen. Kommt Abgelehnt, ist der Raum zu der Zeit schon belegt. Dann andere Zeit oder den anderen Raum wählen.

Kurzfristig ohne Buchung? Geht auch: Am Tap auf Jetzt besprechen tippen oder eine Besprechungs-ID eingeben. Siehe Kapitel 2.

Der Besprechung am Tap beitreten

Das Tap ist das Touch-Bedienfeld auf dem Tisch. Es ist immer an. Wenn es dunkel ist, einmal antippen.

Raum 1.1 · Teams Rooms auf WindowsRaum 1.2 · Teams Rooms auf Android

Gebuchte Besprechung

Termin antippen, „Beitreten“ drücken

Dein Termin steht auf dem Tap. Tippe auf Beitreten. Kamera, Mikrofon und Lautsprecher des Raums sind sofort drin, dein Laptop bleibt zu.

Der Raum ist im Meeting als Teilnehmer „Besprechungsraum Straelen 1.1Besprechungsraum Straelen 1.2“ zu sehen.
Du selbst musst nicht zusätzlich am Laptop beitreten. Wenn doch (z. B. für Chat), dort Mikro und Lautsprecher aus, sonst pfeift es.
Tritt zusätzlich mit deinem Notebook derselben Besprechung bei, ohne Kabel. In der Vorschau Audio aus wählen („Kein Audio verwenden“), sonst pfeift es. Über das Notebook teilst du nachher deinen Bildschirm (Kapitel 3).

Während der Besprechung

Alles Wichtige liegt auf dem Tap

Mikro stumm/an, Kamera aus/an, Lautstärke hoch/runter.
Teilen: den Inhalt vom angeschlossenen Laptop ins Meeting geben (Kapitel 3).
Verlassen (rot): die Besprechung für den Raum beenden. Das bitte immer drücken, wenn ihr fertig seid, sonst hängt der Raum im Meeting fest.

Die Rally Bar schwenkt und zoomt die Kamera automatisch auf die Personen im Raum (RightSight). Das ist kein Fehler, das ist Absicht.

Die Rally-Kamera richtet sich automatisch auf die Personen im Raum aus (RightSight). Die Tischmikrofone nehmen den ganzen Tisch auf, du musst nicht hineinsprechen.

Ohne Buchung

Spontan: ID eingeben oder „Jetzt besprechen“

Fremde Einladung (Kunde, Planer): In der Teams-Einladung stehen Besprechungs-ID und Kennung. Am Tap auf ID eingeben tippen, beides eintippen, Beitreten.
Eigenes spontanes Meeting: Am Tap auf Jetzt besprechen, dann Kollegen über die Suche einladen. Der Raum ruft sie an.
Vom Laptop aus: Wenn du am Laptop in einem Teams-Meeting bist, erscheint der Raum über Bluetooth als Vorschlag („Raum hinzufügen“ bzw. „Diesen Raum verwenden“). Antippen, der Raum tritt bei und übernimmt Ton und Bild.

Bildschirm teilen

Zwei Wege. Mit Kabel ist der sichere Weg für Präsentationen und Pläne. Kabellos reicht für ein schnelles Dokument.

In Raum 1.1 teilst du immer aus der Teams-App auf deinem Notebook. Kein Kabel, kein Stecker.

Raum 1.1 · Ohne KabelRaum 1.2 · Beide Wege funktionieren

Weg A · Mit Kabel

Lila Stecker rein, fertig

Besprechung am Tap starten (Kapitel 2).
Den lila Swytch-Stecker in den USB-C-Anschluss deines Laptops stecken. Kein USB-C? Die USB-A-Hälfte des Steckers nutzen, das reicht, Bild läuft auch darüber. Kein HDMI nötig.
Dein Bildschirm erscheint auf dem Raumdisplay und bei allen im Meeting. Die Rally Bar teilt den Laptop-Inhalt automatisch.

Am Laptop erscheint das Raumdisplay als zweiter Monitor. Mit Win+P wählst du „Duplizieren“, dann siehst du am Laptop genau das, was die anderen sehen.

Weg B · Ohne KabelSo geht Teilen in Raum 1.1

Aus der Teams-App am Laptop teilen

Der Raum ist über das Tap schon im Meeting (Kapitel 2). Jetzt am Notebook derselben Teams-Besprechung beitreten. In der Vorschau schlägt Teams „Raumaudio“ vor, weil der Raum schon drin ist: hier Audio aus wählen, sonst gibt es eine Rückkopplung.
In Teams oben auf Teilen klicken und Bildschirm oder Fenster wählen.
Der Inhalt läuft über das Meeting auf das Raumdisplay. Kleine Verzögerung ist normal.
Ohne Meeting, nur aufs Raumdisplay: In Teams auf … → Übertragen → Raum wählen → Bildschirm wählen (Teams Cast, Bluetooth muss am Laptop an sein).

Für Pläne, Videos und alles mit vielen Details lieber Weg A mit Kabel: schärfer, flüssiger, ohne Verzögerung.

Ton und Kamera kommen vom Raum, der Inhalt von deinem Notebook. Das lila Kabel bleibt bei Teams-Besprechungen liegen.

Logitech Swytch richtig nutzen

Der lila Stecker ist schlau. Er verhält sich unterschiedlich, je nachdem ob am Tap schon eine Besprechung läuft oder nicht. Das ist der wichtigste Punkt in dieser Anleitung.

In Raum 1.1 hat der lila Stecker genau eine Aufgabe: Meetings ohne Microsoft Teams. Dann übernimmt dein Notebook Kamera, Mikro, Lautsprecher und Fernseher des Raums.

Raum 1.2 · Zwei WegeRaum 1.1 · Nur für Meetings ohne Teams

Nur dieser eine Stecker

Auf dem Tisch liegt ein lila Kabel mit USB-C-Stecker und der Aufschrift Swytch. Das ist dein Anschluss zum Raum. Du steckst ihn in den Laptop, mehr nicht.Du steckst ihn nur an, wenn dein Meeting nicht über Teams läuft (Webex, Zoom, Google Meet). Für Teams-Besprechungen bleibt er liegen. Alles andere im Raum bleibt, wie es ist.

Der Stecker ist ein Y-Stecker mit einer USB-C-Hälfte und einer USB-A-Hälfte. Älterer Laptop ohne USB-C? USB-A-Hälfte nehmen, fertig. Kein HDMI, kein Adapter. Bild, Kamera und Ton laufen über das eine Kabel. Nur das Laden des Laptops geht ausschließlich über USB-C.

Kein Bild? USB-C-Stecker einmal umdrehen. Er hat eine richtige Seite (Logo oben).

Weg A Erst Besprechung am Tap, dann anstecken

Am Tap der Besprechung beitreten. Der Raum ist jetzt mit Kamera, Mikro und Lautsprecher im Teams-Meeting.
Lila Stecker in den Laptop. Der Laptop zeigt kurz „Bildschirm wird erweitert“.
Dein Laptop-Bild wird als Inhalt ins Meeting gegeben: auf dem Raumdisplay und bei allen Teilnehmern. Die Rally Bar macht das automatisch.
Teilen beenden: am Tap Freigabe beenden oder Stecker ziehen. Das Meeting läuft weiter.

Das ist der Normalfall für interne Teams-Besprechungen: Raum macht Ton und Bild, dein Laptop liefert nur den Inhalt.

Weg B · BYOD Ohne Besprechung am Tap anstecken

Am Tap läuft nichts. Dann lila Stecker in den Laptop. Kommt kein Bild auf dem Fernseher: Fernseher einschalten.Die Rally Bar gibt einen kurzen Ton; fragt das Tap „BYOD starten?“, auf Start tippen (innerhalb von 20 Sekunden).
Der Raum übergibt an deinen Laptop: Kamera, Mikrofon und Lautsprecher erscheinen dort als USB-Geräte „Logitech Rally“, das Raumdisplay als zweiter Monitor. Das Tap zeigt an, dass ein Laptop verbunden ist.
Am Laptop Webex, Zoom, Google Meet oder ein Teams-Meeting eines anderen Unternehmens starten. In den Audio/Video-Einstellungen Logitech Rally als Kamera, Mikro und Lautsprecher wählen (meist automatisch).
Fertig? Stecker ziehen. Der Raum ist nach wenigen Sekunden wieder im normalen Teams-Modus. Unter dem Tisch leuchtet der Swytch-Hub blau, solange ein Laptop den Raum nutzt, grün, wenn er frei ist.

BYOD heißt „bring your own device“: Der Raum wird zur großen Webcam samt Lautsprecher für deinen Laptop. Für externe Meetings auf fremden Plattformen ist das der richtige Weg.In Raum 1.1 ist das der einzige Fall, in dem das lila Kabel benutzt wird.

Reihenfolge merken: Erst Tap, dann Stecker = Bildschirm teilen im Teams-Meeting. Nur Stecker = Laptop übernimmt den Raum (BYOD). Steckst du während eines laufenden BYOD-Meetings am Tap eine Besprechung an, wird es durcheinander. Immer nur eins von beidem.

Merksatz für Raum 1.1: Teams = Tap + Notebook, kein Kabel. Webex/Zoom/Meet = nur lila Kabel, nichts am Tap starten. Nie beides gleichzeitig.

Wenn etwas nicht klappt

Die häufigsten Fälle. In 90 % der Fälle hilft: Stecker ziehen, zehn Sekunden warten, neu stecken.

Das Tap ist schwarz

Einmal antippen. Es schläft nur. Bleibt es dunkel, ist meist das Netzwerkkabel am Tap locker. IT anrufen, nicht selbst ziehen.

Mein Termin steht nicht auf dem Tap

Der Raum war nicht eingeladen oder hat abgelehnt. In Outlook den Termin öffnen, Raum ergänzen, „Aktualisierung senden“. Alternativ die Besprechungs-ID am Tap eingeben.

Kein Bild auf dem Fernseher

Erst jetzt den Fernseher mit der Fernbedienung einschalten. Ist er an und bleibt schwarz: Besprechung am Tap verlassen und neu beitreten. Hilft das nicht, IT anrufen.

Kein Bild vom Laptop (nur bei Webex/Zoom)

Stecker ziehen, zehn Sekunden warten, neu stecken. USB-C-Stecker einmal umdrehen (Logo oben). Erstes Mal an diesem Laptop? Windows installiert kurz einen Treiber (DisplayLink), dann klappt es. Am Laptop Win+P drücken und „Duplizieren“ wählen. Mac: Systemeinstellungen → Displays.

Es pfeift / hallt

Jemand ist zusätzlich am Laptop mit Ton im Meeting. Dort Mikro und Lautsprecher aus. Der Raum macht den Ton, nicht der Laptop.

Webex/Zoom findet die Kamera nicht

Du bist in Weg B (BYOD). Prüfen: Am Tap darf keine Besprechung laufen. In Webex/Zoom unter Kamera/Mikro/Lautsprecher jeweils „Logitech Rally“ wählen.

Für die IT: Auto-Teilen einstellen

Teams Admin Settings → Meeting → „Automatically share to the room display“ an, „Include audio“ nach Bedarf. Dann teilt die Rally Bar den angesteckten Laptop von allein ins Meeting.

Der Raum hängt noch im alten Meeting

Am Tap auf das rote Verlassen tippen. Danach ist er frei. Deshalb: Beim Rausgehen immer „Verlassen“ drücken.

Spickzettel · Besprechungsraum Straelen 1.1Besprechungsraum Straelen 1.2

Buchen: Outlook → Neue Besprechung → Ort: „Besprechungsraum Straelen 1.1Besprechungsraum Straelen 1.2“ → Teams-Besprechung an → Senden.
Beitreten: Am Tap den Termin antippen → Beitreten.
Teilen: Lila Stecker in den Laptop. Bild ist im Meeting.
Teilen: Mit dem Notebook derselben Besprechung beitreten (Audio aus), dort auf Teilen. Kein Kabel.
Webex, Zoom, Meet: Keine Besprechung am Tap starten, nur lila Stecker rein, Meeting am Laptop starten (BYOD). Einziger Fall fürs Kabel.
Fertig: Stecker ziehen → am Tap Verlassen, Notebook-Teams schließen, Kabel (falls genutzt) ziehen.
Fernseher: nur einschalten, wenn kein Bild kommt.